完善廣告公司機構(gòu)設(shè)置及業(yè)務(wù)流程
部門設(shè)置還算完善,但不專業(yè),從部門名稱很難聯(lián)想到這是一個廣告公司的設(shè)置,對公司業(yè)務(wù)的展開與對外宣傳都有限制.
從本公司的產(chǎn)品來看,公司規(guī)模不大,做的都是技術(shù)活,如果想把公司做大做強,必須對公司業(yè)務(wù)進行深化,拓展,吸收一些專業(yè)人才,走原創(chuàng)之路,樹立自己的品牌與形象,保證公司的可持續(xù)發(fā)展.
行政部,財務(wù)部這兩個內(nèi)部事務(wù)部門,不必改動.每個公司都是如此設(shè)置,職能也大同小異.行政部:行政主任一名,行政助理視公司規(guī)模設(shè)1—3名,公司司機一名.
財政部:視公司規(guī)模設(shè)2—3名財務(wù)人員.
上述可根據(jù)公司規(guī)模與實際情況或多或少.
要變動的是公司的專業(yè)部門:
客戶部
開拓客戶并保持聯(lián)絡(luò),與公司內(nèi)其他各部門保持密切的聯(lián)系.
在廣告公司內(nèi),客戶部還應(yīng)承擔(dān)公司的公共關(guān)系方面的工作
1.部主任
全面負責(zé)客戶部的行政和業(yè)務(wù)管理工作,負責(zé)客戶服務(wù)管理.對上,直接向總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責(zé),匯報工作;對下,檢查業(yè)務(wù)組主管或營業(yè)主管的工作;并負責(zé)與比較重要的客戶保持接觸和聯(lián)系或洽談,引見.負責(zé)選聘,任用和考核客戶服務(wù)人員.
2.業(yè)務(wù)主管或經(jīng)營主管
全面負責(zé)所在經(jīng)營組或業(yè)務(wù)組的業(yè)務(wù)工作和日常行政工作.對上,向部主任負責(zé),匯報工作;對下,檢查客戶主任工作.還負責(zé)與較高層次和地位的客戶企業(yè)決策人員,市場銷售主管或市場經(jīng)理保持接觸,負責(zé)新業(yè)務(wù)的開發(fā),調(diào)查,并發(fā)展原有業(yè)務(wù).
3.客戶主任
向部主任或業(yè)務(wù)主管負責(zé)匯報工作.負責(zé)按照所代理的客戶的廣告計劃和預(yù)算開展業(yè)務(wù)活動,為公司爭取盈利.參與制定客戶市場銷售政策,發(fā)展廣告目標(biāo)和策略,并負責(zé)向客戶簡述廣告的創(chuàng)作意圖,介紹創(chuàng)作初稿,匯報工作進展.此外,還參與拓展新的業(yè)務(wù).
4.客戶經(jīng)理
負責(zé)部分文件的擬寫,負責(zé)向上級主管或客戶介紹廣告初稿,負責(zé)較小客戶的業(yè)務(wù)洽談和接觸.
5.業(yè)務(wù)員
負責(zé)與客戶的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò),送稿復(fù)審確認和審核制作的校樣稿.在出席客戶會議時,負責(zé)會議記錄,并提交會議記要.一般沒有決策權(quán),是在其他人員的指導(dǎo)下開展工作.要求對廣告制作和媒介等很熟悉.
6.業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)員
主要負責(zé)協(xié)調(diào)廣告工作的進展,與創(chuàng)作人員和制作人員保持聯(lián)系.督促檢查各工作環(huán)節(jié)的銜接和完成,以保證按廣告計劃完成工作進程.負責(zé)保持與客戶的日常事務(wù)性聯(lián)系,代理有關(guān)文秘工作.在必要時,有權(quán)直接重新安排工作.
創(chuàng)作部
負責(zé)廣告的創(chuàng)作,設(shè)計和制作.(可根據(jù)公司規(guī)模及業(yè)務(wù)靈活調(diào)整)
1.創(chuàng)作部主任
全面負責(zé)創(chuàng)作部的行政管理和業(yè)務(wù)管理,控制廣告創(chuàng)作水平.監(jiān)督和保障創(chuàng)作人員按廣告計劃工作日程和廣告預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進行工作,負責(zé)向創(chuàng)作組和創(chuàng)作人員分配工作任務(wù),重點督促和保證廣告策略的實施.有權(quán)選聘,任命和考核創(chuàng)作人員.參與新業(yè)務(wù)的廣告創(chuàng)作.對總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責(zé).
2.創(chuàng)作組
(1)組長,負責(zé)文稿組或美工組的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo),代理創(chuàng)作部主任履行某些職責(zé),總攬廣告創(chuàng)作的全面工作,直接向創(chuàng)作部主任負責(zé).
(2) 撰稿員,通常負責(zé)為一組特定的客戶工作,負責(zé)廣告文稿的構(gòu)思.參加客戶會議,并在必要時直接向客戶介紹工作進展.負責(zé)所有媒介廣告的文稿編寫工作,必要時 參與促銷活動,要求能夠理解,實施,解釋市場策略和廣告策略,能與美工,導(dǎo)演密切合作.現(xiàn)階段,分工已發(fā)展到細分專職廣告和專職廣告文的階段.
(3)撰稿助理,在撰稿員的指導(dǎo)下,為一些較小的廣告活動進行文字工作,實施撰稿員的廣告構(gòu)思,發(fā)展廣告策路.在必要時,參加小客戶的客戶會議.要求能按廣告預(yù)算開展一個廣告活動.
(4)美工導(dǎo)演,同撰稿員一樣,通常為特定的客戶工作,負責(zé)廣告畫面構(gòu)思,負責(zé)導(dǎo)演電視廣告,必要時,親自進行攝影和繪畫.要求能理解廣告策略.
(5)美工導(dǎo)演助理,負責(zé)落實美工導(dǎo)演的構(gòu)思,必要時進行繪畫.
(4),(5)兩項職務(wù)分工,隨著廣告公司的發(fā)展已發(fā)生變化.美工一般不負責(zé)攝影及導(dǎo)演,而設(shè)有專職導(dǎo)演,攝影師,攝像師.
(6)創(chuàng)作助理員,負責(zé)協(xié)調(diào)創(chuàng)作部(組)工作的正常進行,幫助創(chuàng)作人員完成廣告的創(chuàng)作,收藏創(chuàng)作稿件和創(chuàng)作資料,幫助打印其他人所撰寫的文稿.必要時,與有關(guān)政府部門聯(lián)系,以取得廣告的電視播映許可.
3.印刷制作組
(1)組長,全面負責(zé)公司內(nèi)有關(guān)報刊等印刷廣告的制作工作.負責(zé)與有關(guān)制作單位洽談業(yè)務(wù),并對各種印刷技術(shù)的采用加以指導(dǎo)和提出建議.領(lǐng)導(dǎo)正稿員的工作,并對部主任直接負責(zé),匯報工作.
(2)正稿員,負責(zé)落實美工導(dǎo)演的設(shè)計草圖和撰稿員的初稿.高質(zhì)量地制作廣告正稿,寄給報社,雜志或印刷廠,負責(zé)廣告的美工技術(shù)處理.
(3)美工,負責(zé)把美工導(dǎo)演的初步創(chuàng)意變成視覺上的具體圖案,要求有快速繪畫的才能.
(4)排印,負責(zé)各種字體設(shè)計的選擇和排版.要求熟悉印刷業(yè)務(wù),并能很好地理解各種廣告設(shè)計與各種字體運用的關(guān)系.
(5)校對,負責(zé)印刷清樣的文字校對工作 ,修正版面的印刷錯誤和文字錯誤.
(6)制作助理,負責(zé)安排和料理廣告制作材料的供應(yīng),保證廣告工期和制作質(zhì)量.作為制作經(jīng)理的助手,向其報告工作.必要時,參加廣告制作.
4.影視廣告制作組
(1)組長,全面負責(zé)公司內(nèi)有關(guān)電臺,電視廣告的制作工作.負責(zé)與有關(guān)制作公司洽談.
(2)制作經(jīng)理,負責(zé)電臺電視廣告的制作監(jiān)督,保證其按廣告計劃日程工作,并按預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)完成廣告片制作.
(3)演員選派,負責(zé)挑選,面試用于廣告攝制的演員和模特兒,向他們布置具體的要求,保證他們穿戴好合適的服飾,準(zhǔn)時到場.
(4)制作助理,負責(zé)為制作廣告準(zhǔn)備材料和道具,保證廣告按期完成,保證廣告質(zhì)量.
(5)創(chuàng)意指導(dǎo),負責(zé)為創(chuàng)作部出主意或提出創(chuàng)意設(shè)計或構(gòu)思的意見.
媒介部
根據(jù)廣告計劃,制定廣告活動的媒介策略,負責(zé)媒介的選擇,并負責(zé)與有關(guān)媒介單位接洽和聯(lián)絡(luò).
1.主任
向 總經(jīng)理負責(zé).全面負責(zé)媒介部門的行政管理和業(yè)務(wù)管理工作,負責(zé)控制媒介計劃和媒介訂位,與各媒介單位洽談合作條件,全盤負責(zé)媒介部門的盈利.負責(zé)并參與開 發(fā)新的客戶和新的廣告業(yè)務(wù),為新的廣告業(yè)務(wù)開介紹會,并親自準(zhǔn)備或擬寫材料.要求了解媒介的最新發(fā)展,掌握媒介計劃,能夠使用電腦管理,創(chuàng)作有發(fā)展的新媒 介的電腦程序.
2.媒介經(jīng)理
負責(zé)幾個業(yè)務(wù)小組的工作和管理,代理部門主任的大部分職責(zé).重點是代理其媒介方面的職責(zé),研究重要的媒介策略的采用,與高級客戶保持聯(lián)系,并負責(zé)與媒介代表洽談.
3.媒介組組長
負責(zé)一個業(yè)務(wù)組的媒介計劃和媒介訂位工作,參與向客戶介紹媒介情況,參與媒介代表的洽談,但不涉及或很少涉及一些特殊的媒介業(yè)務(wù).
4.媒介計劃員
在媒介組長或經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下工作,負責(zé)執(zhí)行已經(jīng)制定的媒介策略和負責(zé)指定的客戶業(yè)務(wù).研究引用一些較為簡單的媒介策略.
5.媒介助理
按媒介計劃的要求,聯(lián)系并取得媒介訂位確認,兼做媒介部門一般性工作.
市場調(diào)查部
按照廣告活動的要求,對目標(biāo)市場開展調(diào)查,為廣告主和廣告公司制定廣告計劃,提供有關(guān)市場潛力和市場環(huán)境的背景材料,并就有關(guān)問題向廣告主和廣告公司提供咨詢意見和建議,為廣告決策以至廣告主的市場決策提供客觀依據(jù).
1.主任
負責(zé)調(diào)查部的行政和業(yè)務(wù)管理,負責(zé)市場調(diào)查計劃的制定,負責(zé)向總經(jīng)理或客戶企業(yè)高級人員匯報調(diào)查結(jié)果,提出市場策略建議和廣告策略建議.
2.課題組長
負責(zé)某一客戶的廣告調(diào)查工作的計劃,監(jiān)督調(diào)查計劃的實施.負責(zé)向部主任提出調(diào)查報告,向客戶匯報調(diào)查結(jié)果和提出有關(guān)建議.
3.調(diào)查員
負責(zé)根據(jù)調(diào)查計劃進行具體調(diào)查方案的擬訂,開展調(diào)查活動,并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進行分析研究,提出調(diào)查報告,市場策略和廣告策略建議,并向客戶匯報有關(guān)市場調(diào)查經(jīng)過和市場調(diào)查情況,介紹調(diào)查結(jié)果.
4.記錄員
協(xié)助調(diào)查員工作,負責(zé)有關(guān)文案調(diào)查資料,實地調(diào)查資料的收集和整理,負責(zé)記錄有關(guān)談話內(nèi)容,提交談話記要,并負責(zé)有關(guān)打字,速記等工作.
5.資料組組長和資料員
負責(zé)收集,整理,編輯,匯總有關(guān)市場調(diào)查資料和檔案資料,建立市場調(diào)查檔案.
行政部,財務(wù)部也可統(tǒng)一設(shè)立在行政辦公室管理.
廣告公司行政辦公室的任務(wù),是對公司的日常事務(wù)進行全面的管理,并對業(yè)務(wù)部門進行行政監(jiān)督,提供后勤服務(wù).具體地,行政辦公室又可分為計劃,人事,財務(wù),審計,機要和后勤等分支部門.這些分支部門在一些特大的廣告公司是單獨列為正式的一級行政輔助機構(gòu)的.
計劃部門的工作任務(wù),是具體負責(zé)公司的年度工作計劃和經(jīng)營計劃的制定,以及監(jiān)督執(zhí)行,并負責(zé)制定公司的長遠發(fā)展規(guī)劃.
人事部門的工作任務(wù),是具體地負責(zé)公司人員的錄用解聘.錄用人員時應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門的需要,進行業(yè)務(wù)考核和綜合級別評定,對具體業(yè)務(wù)部門的人員使用和定級實施監(jiān)督.人事部門不參與業(yè)務(wù)的分工.
財務(wù)部門的任務(wù),是對公司的財務(wù)金融實施全面的管理,監(jiān)督廣告預(yù)算的執(zhí)行,收取廣告費用,交納各種稅收,核發(fā)人員工資,核算企業(yè)盈虧,并對廣告活動費用和公司行政性開支實施控制.
審計部門的工作任務(wù),是對公司的財務(wù)制度執(zhí)行情況實施監(jiān)督,防止公司在經(jīng)營中出現(xiàn)不規(guī)范行為或違法行為,實施廣告公司經(jīng)營中的自律約束.
機要部門負責(zé)公司的文件收發(fā),借閱,保管和歸檔管理,并為企業(yè)建立各類業(yè)務(wù)檔案,檢查保密情況.
后勤部門的工作任務(wù),是協(xié)助公司業(yè)務(wù)部門的工作,為各業(yè)務(wù)部門開展廣告活動提供物質(zhì)支援和后勤保障.